Collaborer avec les apps Microsoft Office 365

1. Objectif du cours

Présenter les principales applications Microsoft 365 (OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, Forms, Calendrier, OneNote, Teams) et expliquer comment les utiliser pour un travail collaboratif efficace.

2. Notions et définitions essentielles

• Microsoft 365 : suite d’applications et services cloud (Web et applications installables) favorisant le travail en équipe.
• OneDrive : espace de stockage cloud centralisant fichiers et dossiers.
• Versioning : historique des versions d’un document permettant restauration et comparaison.
• Travail collaboratif : mode de travail simultané de plusieurs personnes sur les mêmes documents via des outils en ligne.

3. Fonctionnement et principes

• Centralisation : les fichiers stockés dans OneDrive/SharePoint sont accessibles et synchronisables selon différents modes (en ligne, disponible localement, toujours disponible).
• Collaboration en temps réel : plusieurs utilisateurs peuvent consulter/modifier un document simultanément ; commentaires et suivi des modifications facilitent les échanges.
• Gouvernance : les droits de partage (modifier/consulter) déterminent l’accès ; le partage de dossiers transmet l’accès aux nouveaux fichiers inclus.
• Mobilité : les applications sont disponibles sur mobile (application Microsoft 365 ou applications individuelles) pour continuer le travail en déplacement.

4. Commandes et manipulations

• OneDrive
• Bouton "Ajouter" : créer dossier/fichier ou importer depuis l’ordinateur.
• Modes de fichiers : choisir entre fichiers uniquement en ligne, disponibles localement temporairement (retirés si non ouverts 14 jours), ou disponibles en permanence.
• Word (Web)
• Références > Table des matières : insérer une table des matières basée sur les styles "Titre".
• Insertion > Image / Liens : ajouter images depuis ordinateur/OneDrive/Web et insérer liens.
• Suivi des modifications / Enregistrer / Enregistrer sous : suivre changements et gérer sauvegardes.
• Excel (Web)
• Icône "Trier et filtrer" : trier colonnes et appliquer filtres personnalisés.
• Formules : commencer par "=" puis sélectionner cellules et opérateurs (ex. =A1+B3–A7).
• Format de cellule : appliquer type nombre/date/texte/devise.
• PowerPoint (Web)
• Onglet Création (Concepteur) : appliquer thèmes et mises en page.
• Onglets Transition / Animation : ajouter transitions entre slides et animations sur éléments.
• Insertion > SmartArt : insérer schémas/diagrammes.
• Forms
• Choix initial : formulaire/enquête, questionnaire/test ou modèle.
• Onglet Style : personnaliser couleurs et polices.
• Calendrier
• Changement de vue : basculer entre vue mois/semaine/jour.
• Création d’événement : cliquer sur une plage horaire pour renseigner titre, participants, dates, lieu, description.
• OneNote
• Accueil > Balises : ajouter checkbox, étoile, point d’interrogation, etc., pour organiser notes.
• Teams / Mobile
• Installation de l’application mobile Microsoft 365 ou des applications individuelles pour accès mobile.
• (Commands détaillées non présentées pour Teams dans le cours.)

5. Sécurité et bonnes pratiques

• Attention aux partages de dossiers : toute personne ayant reçu l’accès à un dossier peut consulter les fichiers ajoutés ultérieurement ; séparer les informations sensibles dans des sous-dossiers avec accès restreint.
• Désigner une personne responsable de la création/nomenclature des dossiers et de la gestion des accès dès le démarrage d’un projet.
• Définir un processus de gestion des droits et des dossiers partagé au sein de l’équipe.
• Ne pas se fier à une copie téléchargée : une version exportée n’affichera pas les modifications ultérieures faites sur la version cloud.
• Mode "fichiers uniquement en ligne" nécessite une connexion Internet pour consultation.

6. Points essentiels à retenir pour le TSSR

• OneDrive centralise le stockage (1 To par utilisateur par défaut ; quotas variables selon offres).
• Word en ligne permet le travail simultané et le retour à d’anciennes versions via le versioning.
• Excel Web gère formats, tris/ filtres et formules (fonctionnalités principales conservées en ligne).
• PowerPoint Web permet thèmes, transitions, animations et insertion de SmartArt pour dynamiser les présentations.
• Forms sert à créer formulaires, enquêtes et quiz avec collecte centralisée des réponses.
• Calendrier (lié à Outlook) gère événements et vues personnalisées (mois/semaine/jour).
• Teams regroupe communications, partage de fichiers et réunions (fonctionnalités dépendantes de la licence).
• OneNote organise prises de notes et checklists partageables.
• Mobile : installer l’app pour maintenir la productivité et accéder aux mêmes fonctionnalités en déplacement.
• Gouvernance et attribution des droits sont clés pour éviter les fuites d’informations.

7. Tableau récapitulatif

Outil	Usage principal	Point fort	Limitation / attention
OneDrive	Stockage et partage	Centralisation et synchronisation	Partage de dossier = accès aux futurs fichiers
Word	Traitement de texte	Versioning et suivi des modifications	Enregistrer écrase la version courante
Excel	Tableur / calculs	Formules et filtres en ligne	Complexités avancées parfois limitées en Web
PowerPoint	Présentations	Animations / transitions	Tester l’aperçu pour valider effets
Teams	Communication & réunions	Centralise messages, fichiers et visioconf.	Fonctionnalités selon licence choisie

8. Vérifications pratiques

• Confirmer l’accès collaboratif : ajouter un collaborateur et vérifier qu’il peut ouvrir et modifier un document partagé (vérifier liste des personnes autorisées).
• Vérifier le versioning : modifier un document puis restaurer une version antérieure pour s’assurer que l’historique fonctionne.
• Excel : entrer une formule commençant par "=" et valider que le calcul renvoie le résultat attendu ; appliquer un filtre sur une colonne et vérifier que seules les lignes correspondantes restent visibles.
• PowerPoint : appliquer une transition/animation et lancer l’aperçu pour confirmer l’effet.
• Forms : envoyer le formulaire et vérifier que les réponses sont bien collectées dans l’interface.
• OneDrive : créer un fichier en mode "en ligne uniquement" et vérifier qu’il nécessite une connexion pour être ouvert localement.
• OneNote : ajouter une balise checkbox et vérifier sa présence et possibilité de cocher/décocher.

9. Flashcards Anki

Qu’est-ce que OneDrive ? :: Un service de cloud qui permet de stocker et partager dossiers et fichiers. Quelle est la capacité de stockage par défaut dans OneDrive ? :: 1 To par utilisateur. Quels sont les trois modes de fonctionnement des fichiers OneDrive ? :: En ligne uniquement / disponible localement (supprimé si non ouvert 14 jours) / disponible en permanence. Comment ajouter une table des matières dans Word en ligne ? :: Aller dans l’onglet Références et utiliser la fonctionnalité Table des matières. Que permet le versioning d’un document Word ? :: Conserver l’historique des versions et restaurer une ancienne version. Comment créer une formule simple dans Excel Web ? :: Taper "=" puis sélectionner cellules et opérateurs (ex. =A1+B3–A7). Quel outil Microsoft permet de créer des questionnaires et quiz ? :: Forms. Quelle application gère la planification d’événements et est reliée à Outlook ? :: Calendrier. Comment ajouter des checklists dans OneNote ? :: Utiliser l’onglet Accueil puis Balises et choisir Checkbox. Que regroupe Microsoft Teams pour le travail collaboratif ? :: Messagerie instantanée, canaux, réunions en visio, partage de fichiers et intégration d’applications (fonctionnalités selon licence).