Options d’enregistrement et d’impression (Excel)¶

1. Objectif du cours¶

Comprendre la gestion de la compatibilité entre versions d’Excel, convertir des feuilles/classeur en .pdf et maîtriser les options d’impression (prévisualisation, mise à l’échelle, marges, en-têtes/pieds de page) pour obtenir des sorties conformes.

2. Notions et définitions essentielles¶

Mode de compatibilité : affichage et limitations appliquées à un document créé dans une ancienne version d’Excel pour rester lisible par celle-ci.
Zone d’impression : portion de la feuille délimitée pour l’impression/PDF ; le reste n’est pas imprimé.
Mise à l’échelle : réglage qui réduit/agrandit le rendu imprimé pour tenir dans un nombre de pages défini.
En-tête / pied de page : informations imprimées respectivement en haut et en bas des pages (texte, date, page, etc.).

3. Fonctionnement et principes¶

Le vérificateur de compatibilité identifie les fonctionnalités incompatibles avec des versions antérieures et propose des liens vers l’emplacement et l’aide.
Le mode de compatibilité empêche l’utilisation (ou l’affichage correct) de certaines fonctions modernes ; on peut rester dans ce mode si on partage régulièrement avec des versions anciennes, ou convertir le fichier pour retrouver les nouveautés.
La conversion en PDF peut s’appliquer à une cellule/tableau, une feuille, plusieurs feuilles ou l’intégralité du classeur ; sans ajustements préalables la mise en page peut être inappropriée.
L’aperçu d’impression permet de contrôler imprimante, plage (classeur/feuilles/sélection), copies, assemblage, orientation, marges et mise à l’échelle avant impression ou export PDF.
Les en-têtes/pieds de page se créent en mode « Mise en page » et peuvent être personnalisés dans trois emplacements (gauche/centre/droite) avec insertion d’éléments (date, heure, numéro de page, nom de feuille, auteur).

4. Commandes et manipulations¶

Enregistrer en format ancien (.xls) : Fichier → Exporter → Modifier le type de fichier → double-cliquer Classeur Excel 97‑2003 (*.xls) → Enregistrer (lance le vérificateur de compatibilité).
Vérifier le mode de compatibilité : Fichier → Informations → Vérifier l’absence de problèmes → Vérifier la compatibilité.
Sortir/convertir pour récupérer les nouveautés : Fichier → Informations → Convertir.
Conversion en .pdf (feuille/tableau/classeur) :
Méthode « Enregistrer sous » : sélectionner la feuille → Fichier → Enregistrer sous → changer Type en .pdf → Enregistrer.
Méthode « Exporter » : sélectionner feuille(s) (Shift/Ctrl pour multi-sélection) → Fichier → Exporter → Créer un document PDF/XPS → Créer PDF/XPS → Publier. Utiliser Options pour définir plages/pages et cocher « Ouvrir le fichier après la publication » si souhaité.
Pour un tableau seul : placer le curseur dans le tableau puis exporter/enregistrer en .pdf (seul le tableau sera converti).
Impression et prévisualisation : Fichier → Imprimer (ou Ctrl + P). Depuis cet écran on choisit imprimante, copies, assemblage, plage (Classeur entier / Feuilles actives / Sélection), orientation, marges et mise à l’échelle (« Ajuster la feuille à une page », etc.).
Marges et aperçu interactif : bouton des marges en bas à droite de l’aperçu → cliquer-glisser les poignées noires pour ajuster.
Modes d’affichage / mise en page : Affichage → Modes d’affichage → Mise en page ; retourner au Normal : Affichage → Modes d’affichage → Normal.
Réglages avancés de page : Onglet Mise en page → Taille → Autres tailles de papier ; onglet Page de la boîte de dialogue → Échelle → Ajuster (à une page) ; onglet Marges → centrer horizontalement/verticalement.
Zone d’impression : Mise en page → Zone d’impression → Définir la zone d’impression (ou Annuler la zone d’impression).
Quadrillage imprimable : Mise en page (onglet) → Options de la feuille (groupe) → Quadrillage → cocher Imprimer.
Accès aux options peu fréquentes : cliquer sur le lanceur de boîte de dialogue (petite flèche) dans le groupe Mise en page.

5. Sécurité et bonnes pratiques¶

Avant de partager avec des utilisateurs sur des versions antérieures, activer le Vérificateur de compatibilité et/ou enregistrer en .xls pour éviter pertes de fonctionnalités.
Rester en mode de compatibilité si le fichier va être envoyé régulièrement à des versions anciennes ; convertir pour retrouver les fonctionnalités modernes quand ce n’est plus nécessaire.
Vérifier l’aperçu d’impression (nombre de pages indiqué en bas à gauche) avant d’imprimer ou de créer un PDF.
Ne pas abuser de la réduction des marges : cela augmente la quantité d’informations mais nuit à la lisibilité.
Préférer la conversion en .pdf pour transmission en lecture seule (mais garder à l’esprit que le PDF complique la réutilisation des données).
Utiliser le mode paysage pour les tableaux très larges afin de conserver lisibilité et éviter un rétrécissement excessif par mise à l’échelle.
Imprimer le quadrillage seulement si nécessaire (par défaut, Excel ne l’imprime pas).

6. Points essentiels à retenir pour le TSSR¶

Le Vérificateur de compatibilité se lance via Fichier → Informations → Vérifier l’absence de problèmes → Vérifier la compatibilité.
Enregistrer en .xls (97‑2003) via Fichier → Exporter → Modifier le type de fichier pour compatibilité ascendante.
Deux méthodes pour PDF : Enregistrer sous (.pdf) ou Exporter → Créer un document PDF/XPS → Publier ; sélectionner feuilles via Shift/Ctrl.
L’aperçu d’impression (Fichier → Imprimer ou Ctrl+P) permet de contrôler imprimante, plage, copies, orientation, marges et mise à l’échelle avant impression/PDF.
Ajuster la mise en page dans Affichage → Mise en page ou via l’onglet Mise en page (Taille, Échelle, Marges centrer).
Zone d’impression = ce qui sera imprimé/PDF ; définir ou annuler via Mise en page → Zone d’impression.
Marges ajustables directement depuis l’aperçu par poignées ; bouton en bas à droite de l’aperçu.
En-têtes/pieds de page personnalisables (gauche/centre/droite) depuis Imprimer → Mise en page → En-tête/Pied de page ou via Affichage → Mise en page.
Case « Première page différente » pour distinguer l’entête/pied de la 1ère page.
Le PDF créé peut s’ouvrir automatiquement si la case « Ouvrir le fichier après la publication » est cochée.

7. Tableau récapitulatif¶

Situation	Action recommandée	Résultat
Partager avec versions anciennes	Enregistrer en .xls (Exporter → type 97‑2003)	Compatibilité maximale, mais perte de fonctions modernes
Remplacer compatibilité par nouveautés	Fichier → Informations → Convertir	Conversion au format actuel (.xlsx)
Envoyer lecture seule	Exporter/Enregistrer en .pdf	Destinataire visualise sans modifier facilement
Imprimer tableau large	Mode paysage ou Mise à l’échelle / Ajuster largeur=1	Meilleure lisibilité sans trop réduire le texte
Imprimer uniquement portion	Définir Zone d’impression ou Imprimer la sélection	Seules les données ciblées sont imprimées/PDF

8. Vérifications pratiques¶

Lancer « Vérifier la compatibilité » affiche la liste des limitations détectées.
Après sélection de feuilles et publication, le .pdf créé contient les feuilles sélectionnées (nom du fichier = nom du classeur).
Cocher « Ouvrir le fichier après la publication » ouvre automatiquement le PDF une fois créé.
Dans l’aperçu d’impression, le compteur en bas à gauche indique le nombre total de pages (utile pour vérifier mise à l’échelle).
Depuis l’aperçu, cliquer sur le bouton des marges (bas droite) puis déplacer les poignées permet de constater l’effet des marges.
En mode « Mise en page » ou dans l’aperçu, l’en-tête/pied ajouté apparaît pour vérification visuelle.
Définir une zone d’impression puis imprimer/PDF permet de vérifier que tout en dehors de la zone n’est pas inclus.

9. Flashcards Anki¶

Chemin pour enregistrer un classeur en .xls 97‑2003 :: Fichier → Exporter → Modifier le type de fichier → Classeur Excel 97‑2003 (*.xls) Comment lancer le vérificateur de compatibilité ? :: Fichier → Informations → Vérifier l’absence de problèmes → Vérifier la compatibilité Que fait le mode de compatibilité ? :: Empêche l’utilisation de certaines fonctions modernes et modifie l’affichage pour rester lisible par les anciennes versions Méthode pour convertir plusieurs feuilles en PDF via Exporter :: Sélectionner feuilles (Shift/Ctrl) → Fichier → Exporter → Créer un document PDF/XPS → Créer PDF/XPS → Publier Case à cocher pour ouvrir automatiquement le PDF après publication :: « Ouvrir le fichier après la publication » Raccourci pour ouvrir l’interface d’impression :: Ctrl + P Où afficher/ajuster les marges depuis l’aperçu d’impression ? :: Bouton en bas à droite de l’aperçu Comment forcer l’impression sur une page via le groupe Mise à l’échelle ? :: Mettre largeur et hauteur à 1 dans le groupe Mise à l’échelle Deux méthodes pour insérer un en-tête :: Imprimer → Mise en page → En-tête personnalisé ou Affichage → Modes d’affichage → Mise en page puis cliquer dans l’en-tête Option pour un en-tête/pied différent sur la 1ère page :: Cocher « Première page différente »