Collaborer avec les apps Google

1. Objectif du cours

Présenter la suite bureautique Google (Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Agenda) et expliquer comment créer, partager et collaborer sur des documents en ligne. Donner les manipulations essentielles et les bonnes pratiques pour un travail collaboratif efficace.

2. Notions et définitions essentielles

• Google Drive : service de cloud de Google (espace de stockage en ligne, 15 Go en version gratuite).
• Google Docs : traitement de texte en ligne.
• Google Sheets : tableur (feuilles de calcul, fonctions/formules).
• Google Slides : création de présentations.
• Google Forms : création de formulaires/sondages/quiz.
• Google Agenda : gestion et partage de calendriers.
• Partage / niveaux d'autorisation : Modification, Commentaires, Lecture seule.
• Compte Google (adresse Gmail) requis pour utiliser les services.

3. Fonctionnement et principes

• Tous les documents sont stockés dans Drive et ouverts dans l'application adaptée. L'interface générale comprend nom du document, menus et barre d'outils; Docs/Sheets/Slides partagent une ergonomie similaire.
• Le travail collaboratif permet la modification simultanée, la visualisation des changements en temps réel et la gestion des versions via le cloud.
• Les droits de partage contrôlent qui peut modifier, commenter ou seulement consulter. Le partage peut se faire document par document ou par dossier (attention : partager un dossier rend visibles tous ses fichiers).
• Google Forms collecte les réponses (affichage graphique) et peut exporter/lier les résultats vers une feuille Google Sheets pour analyse.

4. Commandes et manipulations

• Création/import dans Drive : bouton Nouveau → choisir l'application / glisser-déposer pour importer des fichiers.
• Organisation : créer des dossiers ; explorer l'arborescence depuis Mon Drive / Partagés avec moi / Documents récents / Suivis / Corbeille.
• Déplacements et copies : clic droit > Déplacer vers ; duplicata possible.
• Ouverture/édition : double‑clic sur un document pour l'ouvrir dans l'application appropriée.
• Google Docs : Format > Style de paragraphes (créer ou mettre à jour des styles) ; Afficher → Plan pour navigation ; Insertion → Table des matières / images / liens.
• Google Sheets : bouton + (en bas à gauche) pour ajouter des feuilles ; bouton filtre (entonnoir) pour trier/filtrer ; Fonctions usuelles : SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN.
• Google Slides : gestion des diapositives via la vue miniature à gauche (ajouter/dupliquer/masquer).
• Google Forms : barre d'édition verticale (ajouter questions, sections, images, vidéos) ; icône œil pour prévisualiser ; bouton Envoyer pour diffusion ; onglet Réponses pour visualiser graphiques et exporter vers Sheets.
• Partage : clic droit sur le document > Partager > Obtenir le lien de partage ; options avancées pour définir les droits (Modification / Commentaires / Lecture seule).
• Collaboration : Insertion > Commentaires ; activer le mode suggestion pour proposer des modifications.
• Mobile : utiliser les applications dédiées (téléchargement recommandé pour toutes les fonctionnalités).

5. Sécurité et bonnes pratiques

• Un compte Google (Gmail) est nécessaire pour créer et gérer les documents.
• Choisir soigneusement le niveau d'autorisation pour éviter modifications accidentelles (donner modification seulement aux personnes de confiance).
• Prudence lors du partage d'un dossier : tous les documents qu'il contient deviennent accessibles aux personnes ajoutées.
• Les versions payantes du cloud proposent une sécurisation des données renforcée (mentionnée comme avantage).
• Travailler hors connexion possible si les données sont synchronisées avant/ après connexion.

6. Points essentiels à retenir pour le TSSR

• Drive est le stockage central : 15 Go gratuits et point d’accès pour toutes les apps.
• Utiliser Google Docs pour la mise en page de texte, Sheets pour les calculs et Slides pour les présentations.
• Forms sert à créer sondages/quiz et permet d'analyser les réponses ou de les exporter vers Sheets.
• Trois niveaux d'autorisation : Modification, Commentaires, Lecture seule — maîtriser leur attribution.
• Les commentaires et le mode suggestion facilitent la revue collaborative sans altérer immédiatement le contenu.
• Filtrer et utiliser les fonctions de Sheets (SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN) pour analyser rapidement des données.
• Créer des styles dans Docs permet d'obtenir un plan et une table des matières automatique.
• Télécharger les applications mobiles pour bénéficier de toutes les fonctionnalités hors navigateur.
• Partage d'un dossier = partage de tous ses fichiers (risque à contrôler).
• Les modifications des collaborateurs sont visibles en temps réel.

7. Tableau récapitulatif

Application	Usage principal	Fonction utile	Remarque
Google Drive	Stockage cloud	Organisation en dossiers	15 Go gratuits
Google Docs	Traitement de texte	Styles / Table des matières	Plan via les styles
Google Sheets	Tableur	Fonctions (SUM, AVERAGE...)	Filtres pour trier/analyser
Google Slides	Présentations	Thèmes et insertion médias	Vue des diapositives à gauche
Google Forms	Formulaires/Quiz	Onglet Réponses / export Sheets	Sections conditionnelles possibles
Google Agenda	Calendriers	Création/partage d'événements	Affichages jour/semaine/mois/planning

8. Vérifications pratiques

• Vérifier que le fichier apparaît dans Mon Drive après création ou import.
• Contrôler l'espace restant indiqué dans Drive (capacité disponible).
• Double‑cliquer sur un fichier : il doit s'ouvrir dans l'application adaptée.
• Dans Forms : consulter l'onglet Réponses et voir les graphiques ; option d'export vers Sheets disponible.
• Dans Sheets : vérifier le fonctionnement d'une formule (SUM, AVERAGE...) renvoie la valeur attendue.
• Après partage : obtenir le lien de partage et vérifier que le niveau d'accès (Modification/Commentaires/Lecture seule) est celui souhaité via options avancées.
• Vérifier que les modifications faites par un collaborateur apparaissent en temps réel.
• Vérifier la présence des documents dans Partagés avec moi si créés par d'autres.

9. Flashcards Anki

Quel service Google est l'espace de stockage en ligne ? :: Google Drive Quelle capacité gratuite de stockage est mentionnée pour Drive ? :: 15 Go Quel outil Google permet de mettre en page du texte ? :: Google Docs Où trouver l'option pour créer des styles de paragraphes dans Docs ? :: Format > Style de paragraphes Quel outil sert à créer des feuilles de calcul avec fonctions ? :: Google Sheets Donnez une fonction de Google Sheets qui calcule la somme :: SUM Quel outil permet de créer des sondages et quiz ? :: Google Forms Comment obtenir le lien de partage d'un document depuis Drive ? :: Clic droit > Partager > Obtenir le lien de partage Quels sont les trois niveaux d'accès possibles ? :: Modification, Commentaires, Lecture seule Quelle action dans Slides permet de naviguer entre diapositives ? :: vue des diapositives à gauche